BAHAGIAN I (SOALAN 8)

(a) Pegawai Stor yang bertanggungjawab hendaklah memastikan semua stok yang diterima direkodkan menggunakan kad yang telah ditetapkan.

Jelaskan tatacara merekod stok bagi Stor Utama. (10 markah)

Tatacara Pengurusan Stok Kerajaan
Bab B : Merekod Stok
Muka Surat : 644-648

Jawapan :

Tatacara Merekod Stok
Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan kad yang telah ditetapkan bagi tujuan mengetahui kedudukan stok simpanan, memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat dan mengawal paras stok.

Tatacara merekod stok ialah :
Pertama, setiap penerimaan direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak.

Kedua, semua Kad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah dikemaskini setiap kali transaksi penerimaan dan pengeluaran

Ketiga, satu Kad Kawalan Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu item stok dengan mengikut nombor kad yang berturutan

Keempat, senarai Daftar Kawalan Stok KEW.PS-5 hendahlah disediakan

Kelima, pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. sekiranya apa-apa pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu dipatuhi iaitu angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja, angak yang betul ditulis dibahagian atas angka asal dan pembetulan ditandangan ringkas oleh Pegawai Stor.

Sekiranya penggunaan rekod melalui Sistem Elektronik, sistem merekod / melapor secara elektronik hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan iaitu format yang sama hendaklah diguna pakai dan dikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa.


(b) Mengikut peraturan yang ditetapkan, Pegawai Pengawal perlu memastikan pengurusan stor dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berkesan. Antara perkara yang ditekankan adalah Pemverifikasian Stor.

Huraikan bagaimana Verifikasi Stor dijalankan di tempat anda? (10 markah)

Tatacara Pengurusan Stok Kerajaan
Bab B : Merekod Stok
Muka Surat : 672-674

Jawapan :

Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenalpasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil.

Pemeriksaan dibahagikan kepada tiga jenis iaitu Pengiraan Stok, Pemeriksaan Stok dan Verifikasi Stok.

Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stor oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya satu tahun sekali sebelum berakhir 31 Disember. Tujuan verifikasi stor adalah seperti :

Pertama, mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara 100% bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok.

Kedua, memastikan pelarasan stok diambil tindakan.

Ketiga, memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna tau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan pelupusan.

Keempat, memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira.

Kelima, melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan KEW.PS-14.

Keenam, melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan / pemeriksaan / verifikasi, keselamatan / kebersihan, pelupusan, kehilangan / hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15.