BAHAGIAN I (SOALAN 5 [b])

(b) Jabatan anda telah membuat perolehan ‘Perkhidmatan Pembersihan Bangunan Pentadbiran Jabatan Angkasa’ secara sebutharga.

Sebutharga bagi ‘Perkhidmatan Pembersihan Bangunan Pentadbiran Jabatan Angkasa’
Tarikh Pelawaan	9 Februari 2012 (Khamis)
Tarikh Tutup	17 Februari 2012 (Jumaat)
Waktu Tutup	12.00 tengahari
Tarikh Peti Tawaran Dibuka	20 Februari 2012 (Isnin)
Harga Dokumen Sebut Harga	RM 55 bagi satu dokumen
Tempoh Sah Laku	85 hari
Syarat Pendaftaran	Berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam Kod bidang berkaitan ATAU berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor di dalam kelas F bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan
Bilangan Syarikat yang mengemukakan Tawaran	10 syarikat (1 daripada penyebut harga menghantar dokumen tawaran pada pukul 12.10 tengah hari)
Bilangan syarikat yang dipertimbangkan	10 syarikat
Tarikh Jawatankuasa Sebut Harga Bersidang	28 Mei 2012
Tarikh Surat Setuju Terima	31 Mei 2012

Ketua Audit di Jabatan anda telah membuat teguran mengenai perolehan yang tidak mengikut peraturan perolehan Kerajaan yang berkuat kuasa. Ketua Jabatan anda telah mengarahkan anda untuk meneliti perolehan bagi sebutharga “Perkhidmatan Pembersihan Bangunan Pentadbiran Jabatan Angkasa” berkenaan.

Nyatakan perkara yang tidak mengikut peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. (10 markah)

Arahan Perbendaharaan
Bab B : Tatacara Perakaunan (Bahagian III - Tatacara Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja)
Muka Surat : 334 - 357

Jawapan :

Tatacara Menguruskan Sebut Harga hendaklah seragam dan diamalkan kepada penyebut harga yang telah dikenalpasti bagi sesuatu urusan sebut harga bagi memastikan prinsip kesaksamaan dan adil dilaksanakan ke atas penyebut harga. Kementerian / Jabatan hendaklah menetapkan kaedah pemberitahuan sebut harga ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.

Antara perkara-perkara yang tidak mengikut peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa ialah :
Pertama , kesilapan tarikh tutup sebut harga pada 17 Februari 2012. Menurut Arahan Perbendaharaan 170.2 (d) menyatakan bahawa tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya 7 hari sehingga 14 hari berturut-turut dan pemberitahuan itu hendaklah sentiasa berada di papan kenyataan sepanjang tempoh tersebut. Pembetulan untuk tarikh tutup sebut harga ialah pada 13 Februari 2012.

Kedua, kelewatan pada tarikh peti tawaran dibuka. Menurut Arahan Perbendaharaan 197.2 (b), Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah membuka peti tawaran pada waktu yang ditetapkan. Jika ini tidak dapat diuruskan, Ketua Jabatan atau Pengerusi Lembaga Perolehan hendaklah memastikan supaya peti tawaran dilakri pada waktu tutup yang ditetapkan dan mengatur supaya peti dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga secepat mungkin. Pembetulan Tarikh Peti Tawaran Dibuka ialah pada 13 Februari 2012, waktu selepas tutup sebut harga atau selewatnya pada esok hari.

Ketiga, kesilapan bilangan syarikat yang dipertimbangkan ialah 10 syarikat. Di dalam jadual tersebut telah menyatakan bahawa tutup sebut harga ialah pada jam 12.00 tengahari. Selepas jam 12.00 tengahari, jabatan tersebut telah menerima 1 penyebut harga dokumen tawaran pada jam 12.10. Mengikut Arahan Perbendaharaan 195, dokumen sebut harga yang sampai atau diserahkan selepas jam 12.00 tengahari adalah dianggap tidak terima. Bilangan syarikat yang dipertimbangkan ialah hanya 9 syarikat sahaja.

Keempat, kelewatan tempoh sah laku dokumen sebut harga. Tempoh sah laku sebut harga ialah 85 hari iaitu pada atau sebelum 9 Mei 2012. Tarikh Surat Setuju Terima telah dikeluarkan pada 31 Mei 2012. Ia telah melebihi tempoh sah laku sebut harga tersebut. Tarikh Surat Setuju Terima perlu dikeluarkan sebelum 9 Mei 2012.

Kelima, kelewatan Tarikh Jawatankuasa Sebut Harga Bersidang iaitu 28 Mei 2012. Jawatankuasa Sebut Harga perlu bersidang selepas 2 minggu Analisa Sebut Harga disediakan oleh Jabatan.